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貴公司目前是有用電腦？還是已經電腦化了？相信許多企業，包括大集團企業，電腦化始終未竟全功，究竟難在哪裡？問題出在哪裡？爲何錢愈花愈多，感覺卻愈陷愈深，效果一直不如預期？
某企業花數百萬買了一套庫存管理套裝軟件，用了二年一直因電腦帳有疑慮，而始終保留手工帳併行作業，人力負擔更重，料（貨）不符情形時好時壞。
筆者開的猛藥如下：1.進行ABC分類，A類項目約佔5﹪，採嚴格管理；B類約佔20﹪，採一般管理；C類約75﹪，採簡單管理。2.確實作好進、銷、存管理，即一切進庫憑單入帳、一切出庫憑單銷帳、每日結存若有異常及時查核更正。3.改採每日逢零逢低動態循環盤點，庫管人員只針對A、B類利用空檔實施。4.C類採複倉管理及叫貨月結法，並改由使用者依實況叫貨簽收，由廠商月結請款。5.準備就緒後，實施清倉盤點，由監盤人員會同倉管員詳細確認數量，並以實盤數量切帳，且要求倉管員對爾後料（貨）帳不符負補賠責任。 6.廢除手工帳，每日更新電腦帳備檔，並妥善保存。
實施後確認，軟件並無大問題，並可做到百分之百料（貨）帳相符，而且相關人力可減少80﹪以上，庫存降低60﹪以上，連每月盤點也沒必要了。
某航空業花數百萬請資訊公司開發一套訂位系統軟件，測試時無法滿足回應時間需在15秒內的規格，資訊公司稱若要滿足需擴充硬件及軟件，約需五千萬，並稱某航空公司花費數億才搞定，令老闆騎虎難下。
筆者深入了解發現，訂位員（User）幾乎要求電腦分辨及處理所有的事，包括與訂位無關的事，使電腦平均需花一分鐘才能回應。藥方很簡單：電腦只處理訂位有關且納入標準的事，其餘轉接給督導處理。
結果，不必額外再花錢，重新設定後，回應時間可在15秒內。
某中小企業花了數百萬導入一套CRM軟件，有了二次不成功的前車之鑑，更是戰戰兢兢，乃聘請筆者輔導。
經深入了解軟件功能後，除小部份建議其修改增補外，絕大部份改變公司流程及作業來配合軟件，而非修改軟件來遷就。結果，從導入，建檔，教習，測試，到完全連線正常運作，以同步或重疊安排時程，只花三個月便順利完成。
企業都知道電腦化是大勢所趨，但太多的慘痛經驗，仍無法換得成功的保證，預算一次比一次直線拉高，結果還是進退維谷。其實，也沒啥深奧的道理，不外乎：老闆不懂電腦、要求電腦化遷就傳統流程、要求電腦處理不規範的事務、基本資料檔不完整/未更新、作業資料未正確及時完整輸入、資訊單位一直應使用單位需求修改軟件、手工併行作業、資訊單位含外包輔導公司不熟（擅）系統分析及改善、……。
我們以為，電腦化要確保成功，須換個方式思考：
一. 軟硬件選擇，不在大、貴、新、名，而在適用。某大企業用PC LAN，照樣完成電腦化。對套裝軟件來說，一百萬與一千萬其實只差在導入的工夫，求人不如求己。
二. 主辦單位宜由使用部門擔任。使用部門需針對配合電腦化改變之流程及作業方式，提出需求及達到程度（Requirements & Specs）並對此負責；資訊部門協辦程式處理部份，並對此負責。大部分公司都有提出需求（通常是過度/不當需求，而資訊單位又照單全收），而無Specs，成為無法結案及一再追加預算的爭議。
三. 配合電腦化，全面更新、簡化、加速現行流程及作業。尤其是填單、報表、審核、稽核、會簽、批准、存檔、……，皆可一新做法，甚至刪減。
四. 一次輸入，不重複輸入（Once key in，no double key in）。既然建立基本資料檔時已輸入並核對無誤，或源頭已輸入，則後續作業當能自動顯現供確認點選，沒必要重複輸入相同資料造成疏失。
五. 資料發生源頭負責輸入，儘量消除過程中鍵入及列印（Key in & Print out）。既然電腦化，所有相關作業理當以電腦操作，以消除傳遞失誤。
六. 日結即查。只要資料正確、及時、完整依規定輸入、確認，電腦化理當做到每日結帳，發現異常即時查核更正，可避免月結時有問題已難以追查。
七. 取消手工併行作業。若不相信電腦帳，便難堅持電腦化，往往是兩面不討好，愈搞愈複雜。須痛下決心，準備好後，破釜沉舟，上線同時，取消手工作業及其它便道。
一般來說，經評估後之套裝軟件問題不大，問題往往出在輔導上線之資訊公司良莠不齊，加上使用單位所提需求過度或不明確，如果老闆又懶得搞懂，放手讓資訊人員練自身功夫，結果當然是『大家繼續努力！』。
我們以為，軟件不論功能多強、價值多高，資管人員不論功夫多厲害，若不能在期限內連線成功，不論有理對錯與否，都是空的！因此，宜釐清權責，並明訂合約，以確保成功。
譬如：企業由使用單位提出需求及規格，經與資訊（軟體）公司協商修訂制合理可行，則簽訂合約，先給予一段時程準備含試行（約三個月），然後正式連線運作，若三個月皆能達到預期效能，才一次付全額現金；若中途有程式問題修改，則重新起算三個月，以一年為限，否則補賠損失。資訊（軟件）公司若真金不怕火煉，不失為有效切入之大賣點！相信許多屢戰屢敗的企業，寧可多花些錢，也願拋棄受氣爛攤，再重戰一次！
資了來源：yahoo的Easy企管報 (2005-05-09)
某企業花數百萬買了一套庫存管理套裝軟件，用了二年一直因電腦帳有疑慮，而始終保留手工帳併行作業，人力負擔更重，料（貨）不符情形時好時壞。
筆者開的猛藥如下：1.進行ABC分類，A類項目約佔5﹪，採嚴格管理；B類約佔20﹪，採一般管理；C類約75﹪，採簡單管理。2.確實作好進、銷、存管理，即一切進庫憑單入帳、一切出庫憑單銷帳、每日結存若有異常及時查核更正。3.改採每日逢零逢低動態循環盤點，庫管人員只針對A、B類利用空檔實施。4.C類採複倉管理及叫貨月結法，並改由使用者依實況叫貨簽收，由廠商月結請款。5.準備就緒後，實施清倉盤點，由監盤人員會同倉管員詳細確認數量，並以實盤數量切帳，且要求倉管員對爾後料（貨）帳不符負補賠責任。 6.廢除手工帳，每日更新電腦帳備檔，並妥善保存。
實施後確認，軟件並無大問題，並可做到百分之百料（貨）帳相符，而且相關人力可減少80﹪以上，庫存降低60﹪以上，連每月盤點也沒必要了。
某航空業花數百萬請資訊公司開發一套訂位系統軟件，測試時無法滿足回應時間需在15秒內的規格，資訊公司稱若要滿足需擴充硬件及軟件，約需五千萬，並稱某航空公司花費數億才搞定，令老闆騎虎難下。
筆者深入了解發現，訂位員（User）幾乎要求電腦分辨及處理所有的事，包括與訂位無關的事，使電腦平均需花一分鐘才能回應。藥方很簡單：電腦只處理訂位有關且納入標準的事，其餘轉接給督導處理。
結果，不必額外再花錢，重新設定後，回應時間可在15秒內。
某中小企業花了數百萬導入一套CRM軟件，有了二次不成功的前車之鑑，更是戰戰兢兢，乃聘請筆者輔導。
經深入了解軟件功能後，除小部份建議其修改增補外，絕大部份改變公司流程及作業來配合軟件，而非修改軟件來遷就。結果，從導入，建檔，教習，測試，到完全連線正常運作，以同步或重疊安排時程，只花三個月便順利完成。
企業都知道電腦化是大勢所趨，但太多的慘痛經驗，仍無法換得成功的保證，預算一次比一次直線拉高，結果還是進退維谷。其實，也沒啥深奧的道理，不外乎：老闆不懂電腦、要求電腦化遷就傳統流程、要求電腦處理不規範的事務、基本資料檔不完整/未更新、作業資料未正確及時完整輸入、資訊單位一直應使用單位需求修改軟件、手工併行作業、資訊單位含外包輔導公司不熟（擅）系統分析及改善、……。
我們以為，電腦化要確保成功，須換個方式思考：
一. 軟硬件選擇，不在大、貴、新、名，而在適用。某大企業用PC LAN，照樣完成電腦化。對套裝軟件來說，一百萬與一千萬其實只差在導入的工夫，求人不如求己。
二. 主辦單位宜由使用部門擔任。使用部門需針對配合電腦化改變之流程及作業方式，提出需求及達到程度（Requirements & Specs）並對此負責；資訊部門協辦程式處理部份，並對此負責。大部分公司都有提出需求（通常是過度/不當需求，而資訊單位又照單全收），而無Specs，成為無法結案及一再追加預算的爭議。
三. 配合電腦化，全面更新、簡化、加速現行流程及作業。尤其是填單、報表、審核、稽核、會簽、批准、存檔、……，皆可一新做法，甚至刪減。
四. 一次輸入，不重複輸入（Once key in，no double key in）。既然建立基本資料檔時已輸入並核對無誤，或源頭已輸入，則後續作業當能自動顯現供確認點選，沒必要重複輸入相同資料造成疏失。
五. 資料發生源頭負責輸入，儘量消除過程中鍵入及列印（Key in & Print out）。既然電腦化，所有相關作業理當以電腦操作，以消除傳遞失誤。
六. 日結即查。只要資料正確、及時、完整依規定輸入、確認，電腦化理當做到每日結帳，發現異常即時查核更正，可避免月結時有問題已難以追查。
七. 取消手工併行作業。若不相信電腦帳，便難堅持電腦化，往往是兩面不討好，愈搞愈複雜。須痛下決心，準備好後，破釜沉舟，上線同時，取消手工作業及其它便道。
一般來說，經評估後之套裝軟件問題不大，問題往往出在輔導上線之資訊公司良莠不齊，加上使用單位所提需求過度或不明確，如果老闆又懶得搞懂，放手讓資訊人員練自身功夫，結果當然是『大家繼續努力！』。
我們以為，軟件不論功能多強、價值多高，資管人員不論功夫多厲害，若不能在期限內連線成功，不論有理對錯與否，都是空的！因此，宜釐清權責，並明訂合約，以確保成功。
譬如：企業由使用單位提出需求及規格，經與資訊（軟體）公司協商修訂制合理可行，則簽訂合約，先給予一段時程準備含試行（約三個月），然後正式連線運作，若三個月皆能達到預期效能，才一次付全額現金；若中途有程式問題修改，則重新起算三個月，以一年為限，否則補賠損失。資訊（軟件）公司若真金不怕火煉，不失為有效切入之大賣點！相信許多屢戰屢敗的企業，寧可多花些錢，也願拋棄受氣爛攤，再重戰一次！
資了來源：yahoo的Easy企管報 (2005-05-09)
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